Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti uveo je značajne obaveze za pravna lica – društva sa ograničenom odgovornošću koja su registrovana za obavljanje delatnosti na teritoriji Republike Srbije, kao i za druge relevantne učesnike, državne institucije i preduzeća.
Zakon ne uređuje samo sistem zaštite arhivske građe, koja predstavlja odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani, već i sistem zaštite dokumentarnog materijala, odnosno celine dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih delovanjem i radom subjekata, u izvornom ili reprodukovanom obliku dokumenta, bez obzira na formu i format beleženja, kao i propisane evidencije o njemu.
Prekršajna odgovornost za nepostupanje u skladu sa odredbama navedenog propisa sa sobom povlači novčane sankcije koje su propisane u rasponu od 50.000,00 do 2.000.000,00 dinara za pravna lica i 5.000,00 do 150.000,00 dinara za odgovorna lica u pravnim licima. Navedene sankcije mogu predstavljati preveliko opterećenje za već ugroženu privredu naše države koja se suočava sa rastom cena na globalnom nivou, a time i povećanjem troškova poslovanja.
U nastavku možete pročitati koje prekršaje Zakon propisuje i u čemu se sastoje radnje, odnosno propuštanja društava sa ograničenom odgovornošću koje sa sobom povlače odgovornost za prekršaj.
Povreda zabrane uništenja, oštećenja i čuvanje arhivske građe
Zakon propisuje da se arhivska građa ne sme uništiti niti oštetiti, ukoliko nije izvršeno odabiranje arhivske građe, nezavisno od toga da li je materijal koji čini arhivsku građu mikrofilmovan ili digitalizovan. Takođe, obveznik zakona je dužan da trajno čuva arhivsku građu, odnosno sve one materijale koji su od trajnog značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti.
Povreda obaveze čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala
Društvo sa ograničenom odgovornošću kao stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužno je da savesno čuva u srešenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali. Navedena obaveza ne odnosi se na fizička lica, odnosno preduzetnike. Društvo je dužno da:
- obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
- evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
- predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom;
- osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
- vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu;
- dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
- pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
- odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
- omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
- postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Nadležni arhiv ovlašćen je da najpre upozori društvo na okolnost postojanja povrede navedenih obaveza, nakon čega može pokrenuti prekršajni postupak protiv društva i odgovornog lica u društvu pred nadležnim sudom.
Povreda obaveze čuvanja arhivske građe kao celine
Zakon propisuje obavezu stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala da arhivsku građu čuva kao celinu – arhivski fond. Povreda ove obaveze takođe povlači prekršajnu odgovornost.
Povrede obaveza stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata. Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje i pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu ovog zakona.
Povrede obaveza koje se tiču upravljanja dokumentima
Stvaralac i imalac, osim fizičkih lica, dužan je da donese:
- opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
- opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Navedeni opšti akti donose se u formi posebnih pravilnika. Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Nadležnost arhiva određuje se prema mestu obavljanja delatnosti obveznika. Dakle, društva su dužna da dostave nadležnom arhivu sve propisane akte, nakon čega nadležni arhiv proučava dostavljenu dokumentaciju i daje saglasnost na uspostavljene procedure.
Povreda obaveza odabiranja arhivske građe i uništavanja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja. Navedena obaveza odnosi se na dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.
Povreda obaveze predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu
Stvaralac, odnosno imalac arhivske građe, sređenu i popisanu arhivsku građu predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka. Povreda ove obaveze povlači prekršajnu odgovornost.
Povreda obaveze predaje arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom
Arhivsku građu i dokumentarni materijal stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom dužan je da preuzme i čuva, u skladu s odredbama ovog zakona, njegov pravni sledbenik. Odabrana, sređena i popisana, neoštećena ili sa saniranim oštećenjima, arhivska građa i dokumentarni materijal, nastali u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom i nema pravnog sledbenika smatraju se dospelim za preuzimanje od strane nadležnog javnog arhiva, osim ako zakonom nije drugačije propisano. Stečajni upravnik dužan je da izvrši predaju odabrane, sređene i popisane arhivske građe, neoštećene ili sa saniranim oštećenjima nadležnom javnom arhivu najkasnije u roku od godinu dana od dana otvaranja stečajnog postupka.
Nepreduzimanje mera za otklanjanje nedostataka po nalogu nadležnog organa
Javni arhiv obavlja stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i nalaže preduzimanje mera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u pogledu zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala. Ukoliko društvo ne preduzme predviđene mere, ono svojim propuštanjem ostvaruje obeležja prekršaja.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti u Srbiji nameće značajnu odgovornost pravnim licima da zaštite i čuvaju arhivsku i dokumentarnu građu. Nepoštovanje ima za posledicu velike novčane kazne, što posredno ukazuje na važnost pridržavanja ovih propisa kako bi se zaštitila kulturna, umetnička i istorijska dobra i izbegla finansijska opterećenja. Ovaj zakon služi kao vitalni okvir za održavanje integriteta i očuvanje bogatog istorijskog i kulturnog nasleđa Srbije, ali i za očuvanje dokumentarnog materijala kao pokazatelja transparentnosti poslovanja društava.